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La regolarità dei documenti esteri ai fini del Processo KYC

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La regolarità dei documenti esteri ai fini del Processo KYC

A cura di Massimo Ferracci

Cosa succede quando si devono analizzare (e successivamente validare) i documenti esteri per il completamento del processo di adeguata verifica?

Le “DISPOSIZIONI IN MATERIA DI ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA PER IL CONTRASTO DEL RICICLAGGIO E DEL FINANZIAMENTO DEL TERRORISMO” emanata dalla Banca d’Italia con provvedimento del 30 luglio 2019 indicano che i soggetti vigilati debbono procedere alla “verifica dell’identità del cliente, dell’eventuale esecutore e dell’eventuale titolare effettivo sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente” (Sezione I/c, pagina 11).

Inoltre, lo stesso provvedimento precisa con nota n. 14, pagina 14 che “quando i documenti originali sono in lingua straniera, i destinatari adottano le misure necessarie per individuare il contenuto degli stessi (anche attraverso una traduzione giurata dell’originale, quando ritenuto necessario)”

Quindi per i documenti di identificazione di soggetti esseri (legali rappresentanti, titolare effettivo o esecutori) ma anche per gli atti societari (visure camerali estere, atti costitutivi e statuti, verbali di assemblea, a titolo di esempio) di clientela residente all’estero (conti “non residente”) è opportuno che gli intermediari adottino un atteggiamento estremamente prudente proprio per evitare di porre in essere relazioni di affari prive o carenti della regolarità e veridicità dei documenti sottostanti presentati.

Ma come si accertare la regolarità dei documenti?

Due soltanto sono le strade ufficiali da percorrere: la legalizzazione o l’apostille.  Spesso vengono confusi per cui vediamo nel dettaglio il loro funzionamento.

La legalizzazione

Per poter essere fatti valere in Italia, gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere devono essere legalizzati dalle rappresentanze diplomatico-consolari italiane all’estero.

Tali atti e documenti, eccetto quelli redatti su modelli plurilingue previsti da Convenzioni internazionali, devono inoltre essere tradotti in italiano.

Le traduzioni devono recare il timbro “per traduzione conforme”. Nei Paesi dove esiste la figura giuridica del traduttore ufficiale la conformità può essere attestata dal traduttore stesso, la cui firma viene poi legalizzata dall’ufficio consolare.

Nei Paesi nei quali tale figura non è prevista dall’ordinamento locale occorrerà necessariamente fare ricorso alla certificazione di conformità apposta dall’ufficio consolare.

Per procedere alla legalizzazione il richiedente dovrà presentarsi, previo appuntamento, presso l’Ufficio consolare munito dell’atto (in originale) da legalizzare.

Al fine di ottenere il certificato di conformità della traduzione il richiedente dovrà presentarsi, previo appuntamento, presso l’Ufficio consolare munito del documento originale in lingua straniera e della traduzione.

Gli atti di cui sopra sono soggetti al pagamento dei diritti di cui alla relativa tariffa consolare attualmente in vigore.

L’apostille
Nei Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione de L’Aia del 5 ottobre 1961 relativa all’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, la necessità di legalizzare gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere è sostituita da un’altra formalità: l’apposizione della “postilla” (o apostille).
Pertanto, una persona proveniente da un Paese che ha aderito a questa Convenzione non ha bisogno di recarsi presso la Rappresentanza consolare e chiedere la legalizzazione, ma può recarsi presso la competente autorità interna designata da ciascuno Stato – e indicata per ciascun Paese nell’atto di adesione alla Convenzione stessa (normalmente si tratta del Ministero degli Esteri) – per ottenere l’apposizione dell’apostille sul documento. Così perfezionato, il documento viene riconosciuto in Italia.

L’elenco aggiornato dei Paesi che hanno ratificato la Convenzione de L’Aja e delle autorità competenti all’apposizione dell’apostille per ciascuno degli Stati è disponibile sul sito web della Hague Conference on Private International Law (HCCH), www.hcch.net.

Attualmente 89 Stati esteri oltre un organismo regionale hanno sottoscritto la Convenzione de L’Aja (come da figura allegata).

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